Integritetspolicy för Storasyster

Storasyster arbetar både stödjande, förebyggande och opinionsbildande inom vårt verksamhetsområde. Organisationen hanterar därför personuppgifter av varierande slag och i olika sammanhang. För oss är det viktigt att du känner dig trygg i din kontakt med oss. Därför kan du här läsa om hur dina personuppgifter behandlas hos oss – i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

Storasyster arbetar utefter:

• Uppgiftsminimering: Vilket betyder att vi enbart samlar in de uppgifter som är relevanta för ändamålet.
• Korrekthet: Vilket betyder att vi ser till att ha korrekta uppgifter och att vi uppdaterar dem vid behov.
• Lagringsminimering:  Det betyder att vi inte sparar dina uppgifter längre än vad som är nödvändigt.

Kontakta gärna oss om du har några frågor. Du har alltid rätt att begära ut dina personuppgifter och/eller få dem ändrade eller raderade. Kontaktuppgifter till oss hittar du längst ner.

1. Vilka uppgifter behandlar vi om dig och varför?

Genom att du kommer i kontakt med Storasyster kan du komma att lämna viss information till oss. Här kan du läsa mer om vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilka ändamål vi behandlar dina uppgifter och vilket lagligt stöd vi har för att behandla dina uppgifter. 

1.1 Om du söker stöd hos oss

Grunden för vårt volontära stöd är att du ska kunna vara anonym i din kontakt med Storasyster. I vårt professionella stöd behöver vi oftast dina personuppgifter för att kunna administrera kontakten. Dessa samlas då in med ditt samtycke.

Om du väljer att lämna personuppgifter till oss sparar vi dem i upp till två år efter att kontakten har förmedlats. Detta är för att vi ska kunna samordna kontakten, ge dig uppföljande stöd om du önskar och för att kunna föra viktig statistik kring vår målgrupp. 

Endast behörig personal på Storasyster har tillgång till personuppgifter som du har lämnat till oss. Tekniskt ansvarig hos leverantören av vårt chattsystem har tillgång till systemet och har enligt upprättat personuppgiftsbiträdesavtal förbundit sig till samma tystnadslöfte som organisationens personal. Läs mer om tystnadslöfte längre ner. 

1.1.1 Volontärt stöd

Samtalen som förs i vårt chattsystem sparas i 15 månader i handlednings- och utbildningssyfte. Därefter raderas de. Anledningen är att vi vill kunna kvalitetssäkra kontakterna, säkerställa att stödet blir så bra som möjligt och kontakten så givande som möjligt för dig. Endast behörig personal har tillgång till loggarna.

Storasyster använder anonym chattmjukvara från basechat.com. Chattsystemet registrerar IP-adresser. Registreringen påverkar inte din anonymitet gentemot Storasyster utan är en övergripande teknisk funktion för att se till att så många som möjligt kan få stöd och samtidigt minska risken att oseriösa personer tar tid från dig som söker stöd hos oss.

Om en ansöker om en onlinesyster eller onlinebror kontakt ska en kunna vara anonym i sin kontakt. I ansökan uppger du namn (förnamn eller alias går bra), mejladress och beskriver din bakgrund. Dessa personuppgifter samlas då in med ditt samtycke och sparas i upp till två år efter förmedlad kontakt. Vi har endast de uppgifter som du har valt att lämna till oss och du kan när som helst be att få dessa raderade efter avslutad kontakt. Endast behörig personal har tillgång till dessa uppgifter. Ändamålet med lagringen är att ge stödsökande det stöd och den hjälp som efterfrågas samt att kunna administrera kontakterna mellan stödsökande och volontär för att säkerställa att ramarna och riktlinjerna efterföljs.

I mejljouren raderas alla mejl efter två år.

1.1.2 Professionellt stöd 

I våra stödfunktioner offline behöver vi oftast dina personuppgifter för att kunna administrera kontakten. Dessa samlas då in med ditt samtycke. Vi har endast de uppgifter som du har valt att lämna till oss och du kan när som helst be att få dessa raderade efter avslutad kontakt. 

Journalföring

Samtliga psykologer som har samtal i Storasysters samtalsmottagning har journalplikt. I journal lagras information om de klienter som har gått eller går i samtal hos Storasysters anställda/tidigare anställda psykologer eller PTP-psykologer. Dokumenten innehåller namn, bakgrundsinformation, vilken behandling klienten har fått och planeras få samt eventuella diagnoser. Endast aktuell psykolog har tillgång till informationen och journalen delas med klienten på förfrågan.

Lagring sker digitalt i journalsystemet Kaddio. Kaddio biträder Storasyster med erforderliga tekniska och organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå i förhållande till riskerna med behandlingen. Journalerna raderas tio år efter den sista anteckningen i enlighet med rådande lagstiftning.

Videosamtal i samtalsmottagning

Personuppgifter (namn, e-mail, telefonnummer samt personnummer) för de klienter som har gått eller går i samtal hos Storasysters behandlare per video registreras i journalsystemet Kaddio. Ändamålet med registreringen av klienter i Kaddio är för att kunna möjliggöra för Storasyster att kunna ge samtalsstöd per video. Den lagliga grunden för lagringen och behandlingen är samtycke som den stödsökande ger vid förmedling av kontakt via video.

Klienter som blir aktuella för video, läggs till i Kaddio när kontakt påbörjas och inaktiveras vid avslut. Personuppgifterna för de klienter som inte journalförs sparas och finns kvar hos Kaddio i upp till som mest ett år efter avslutad kontakt och raderas därefter, för övriga klienter är tidsramen 10 år, se punkt ”Journalföring”.

1.2 Om du ger bidrag till oss 

I din kontakt med Storasyster lämnar du viss information till oss. Vi behandlar dina personuppgifter såsom kontaktuppgifter och betalningsuppgifter i samband med att du exempelvis skänker en gåva till oss. 

Dina uppgifter kan när det är nödvändigt för att vi ska kunna genomföra en betalning behöva delas med andra parter såsom våra IT-och systemleverantörer, banker och betaltjänster. Vi har säkerställt att Storasyster lever upp till kraven för GDPR även när dessa parter hanterar personuppgifter för organisationens räkning genom personuppgiftsbiträdesavtal med företagen samt att bankerna har ett utökat ansvar och är självständigt personuppgiftsansvariga. 

Dina uppgifter kan även komma att användas för att informera om Storasysters verksamhet via exempelvis post, e-post, telefon eller sms. 

Vi behandlar aldrig dina personuppgifter under en längre tid än vad som är tillåtet. Du har också flera rättigheter enligt GDPR, bland annat att få information om vilka av dina personuppgifter som vi behandlar och kontrollera att de är korrekta. 

1.2.1 För dig som är månadsgivare

Följande uppgifter behandlar vi om dig som är månadsgivande via autogiro: 

Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer, givarnummer, bank-ID/e-legitimation (endast vid start av autogiro), namnunderskrift och bankkontonummer. I vissa fall behandlas dina uppgifter i fritext efter kontakt med Storasysters personal.

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen och med följande lagliga grund: 

För att administrera givandet av en gåva.	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra donationen av en gåva enligt avtalet mellan dig som givare och Storasyster.
Återrapportering till dig som månadsgivare om hur din gåva gör skillnad, Storasysters arbete och våra kampanjer.	Intresseavvägning
Återkoppling angående ytterligare möjligheter för dig att stödja oss.	Intresseavvägning
Analys av givargrupper för förbättrad givarkännedom.	Intresseavvägning
Bibehålla en bra givarservice och personlig kontakt med dig som månadsgivare.	Intresseavvägning
Efterleva krav i bokföringslagen (1999:1078).	Nödvändigt för att fullgöra en rättslig skyldighet.

Våra berättigade intressen av behandlingarna som baserar sig på en intresseavvägning är för att kostnadseffektivisera vårt insamlingsarbete, något som innebär att vi kan ge fler som blivit utsatta för sexuella övergrepp möjligheten att få stöd samt att informera om vårt arbete och hur du som givare kan fortsätta att hjälpa oss.

Uppgifterna behandlas så länge som du är månadsgivare och en period på 36 månader efter att du upphör att vara månadsgivare. Uppgifter kan komma att sparas längre i enlighet med lagkrav, såsom kraven i bokföringslagen. 

1.2.2 För dig som ger en enstaka gåva via hemsidan, bankgiro eller Swish: 

Följande uppgifter behandlas om dig:

Namn, personnummer, postadress, e-postadress, telefonnummer och betaluppgifter. I vissa fall behandlas dina uppgifter i fritext efter kontakt med Storasysters personal.

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen och med följande lagliga grund: 

För att administrera givandet av en gåva.	Behandlingen är nödvändig för att fullgöra donationen av en gåva.
Återrapportering till dig om hur din gåva gör skillnad och våra kampanjer.	Intresseavvägning
Återkoppling angående ytterligare möjligheter för dig att stödja oss.	Intresseavvägning
Analys av givargrupper för förbättrad givarkännedom.	Intresseavvägning
Bibehålla en bra givarservice och personlig kontakt med dig.	Intresseavvägning
Efterleva krav i bokföringslagen (1999:1078).	Nödvändigt för att fullgöra en rättslig skyldighet.

Våra berättigade intressen av behandlingarna som baserar sig på en intresseavvägning är för att kostnadseffektivisera vårt insamlingsarbete, något som innebär att vi kan ge fler som blivit utsatta för sexuella övergrepp möjligheten att få stöd samt att informera om vårt arbete och hur du som givare kan fortsätta att hjälpa oss.

Uppgifterna bevaras i 36 månader efter det att du senast skänkt en gåva. Uppgifter kan komma att sparas längre i enlighet med lagkrav, såsom kraven i bokföringslagen. 

1.2.3 För dig som är mottagare av ett gåvobevis (exempelvis ett tack-kort eller en minnesgåva): 

Följande uppgifter behandlas om dig: 

Namn och postadress. Dina adressuppgifter inhämtas från gåvogivaren. 

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen och med följande lagliga grund: 

För att upprätta ett gåvobevis.

Intresseavvägning

Vårt och gåvogivarens berättigade intressen av behandling av dessa personuppgifter är att kunna administrera gåvan och se till att du får ta del av gåvobeviset. 

Uppgifterna bevaras 3 månader efter att gåvobeviset är skickat. Därefter raderar vi dina uppgifter. Har du mottagit ett gåvobevis och vill att vi raderar dina uppgifter innan 3 månader går det bra att kontakta oss. 

1.2.4 Samarbeten eller potentiella samarbeten 

Följande uppgifter behandlas om dig:

Namn, telefonnummer, adress och e-postadress. 

Uppgifterna behandlas för de här ändamålen och med följande lagliga grund: 

För att administrera förhållandet mellan ditt företag och Storasyster.	Intresseavvägning.
Kontakt för att vi ska kunna upprätthålla ett pågående samarbete ellet ta initiativ till ett kommande.	Intresseavvägning.

Vårt berättigade intresse av behandlingen är kunna administrera kontakten med det företag som du företräder, för att vi ska kunna upprätthålla ett pågående samarbete eller ta initiativ till ett kommande. 

Uppgifterna bevaras så länge som du är anställd på företaget, vi har ett pågående samarbete, har planer på ett kommande samarbete och i 36 månader efter den senaste gåvan ditt företag skänkt till Storasyster.

1.3 Om du vill engagera dig som volontär hos oss

1.3.1 För dig som anmäler intresse om att bli volontär

Anmälan av intresse för att bli volontär hos Storasyster sker i ett separat digitalt formulär. Personuppgifter som vi behandlar är: namn, ålder, mejl samt vilket uppdrag du är intresserad av. Uppgifterna som du uppger i formuläret är endast för internt bruk och enbart tillgängliga för volontärsamordnare och generalsekreterare på Storasyster.

Behandling och ändamål: Ändamålet är att kunna kontakta dig som har visat intresse för att bli volontär i organisationen när det är dags för rekrytering av nya volontärer, vilket är två gånger per år. 

Laglig grund: Den lagliga grunden för lagringen och behandlingen är samtycke. Du som intresserad fyller i ett digitalt ansökningsformulär där du får samtycka till att Storasyster lagrar och behandlar dina personuppgifter för ovan nämnda ändamål i upp till ett år. 

Efter att du har informerats om att rekryteringen är påbörjad raderas dina uppgifter från ansökningsformuläret. Detta sker en eller två gånger per år och uppgifterna raderas således senast efter ett år. Tidsramen är satt satt utifrån hur länge Storasyster bedömer det meningsfullt att spara uppgifterna enligt ovan specificerat ändamål. 

Du kan närsomhelst kontakta oss och be att få dina uppgifter raderade. 

1.3.2 För dig som skickar in en ansökan om att gå vår volontärutbildning

Ansökan om att bli volontär i Storasyster sker i ett särskilt ansökningsformulär. I ansökan behandlas personuppgifter som namn, kontaktuppgifter, cv och personligt brev. Uppgifterna i dessa dokument är således delvis av vad som kan uppfattas som känslig karaktär. De är endast för internt bruk och endast tillgängliga för behörig personal på Storasyster. 

Ändamål och behandling: Ändamålet med lagringen och behandlingen är för att kunna administrera ansökningar och kontakta dig som vill bli volontär i Storasyster. Dina uppgifter kan komma att sparas i upp till två år hos oss, i fall att det blir aktuellt att du söker dig till oss igen. Dessa behandlas endast av behörig personal och sparas i krypterade dokument och skyddas av föreningens dataskyddsrutiner som följer GDPR. 

Laglig grund: Den lagliga grunden för lagringen och behandlingen är samtycke för dig som har ansökt som volontär via ett digitalt formulär där du samtycker till att Storasyster lagrar och behandlar dina personuppgifter. Du kan närsomhelst kontakta oss och be att få dina uppgifter raderade. 

1.4 Storasysters webbshop

Information som kunden tillhandahåller om sig själv vid köp i shop är för- och efternamn, leveransadress och e-postadress. Ändamålet med lagringen och behandlingen är att kunna administrera leverans av köpt produkt i vår webbshop. Den lagliga grunden för lagringen och behandlingen av ovanstående personuppgifter är samtycke. Kunden har samtyckt genom en check-box vid genomförande av köp i webbshoppen, till att organisationen lagrar och behandlar deras personuppgifter i syfte att kunna administrera leverans av köpt produkt. De personuppgifter (leveransinformation) som kunden delar finns endast sparade på Storasysters Shopify-konto där vi har vår webshop (https://foreningen-storasyster.myshopify.com/). Endast behörig personal på organisationen har tillgång tillgång till kontot och de lagrade uppgifterna. Uppgifterna finns sparade så länge som leverans av produkt administreras och upp till en period på 12 månader efter personen genomfört köp. Om någon av de registrerade så önskar raderas dennes uppgifter direkt.

3. Övriga kontakter

3.1. Alla har inte kontakt med oss inom ramen för vår stödjande verksamhet eftersom Storasyster också bedriver ett opinionsbildande och förebyggande arbete och dessutom är en medlemsorganisation med medlemmar som har kontinuerlig kontakt med oss. För oss är det viktigt att alla känner sig trygga i hur vi hanterar personuppgifter. 

När du exempelvis blir medlem, väljer att prenumerera på vårt nyhetsbrev, deltar i någon av våra utbildningar eller skickar in din berättelse får du alltid godkänna att vi behandlar personuppgifter som du lämnar till oss. Dessa sparas så länge det är relevant för vår verksamhet, hur länge detta gäller anges i denna policy eller vid ditt godkännande. Inskickad berättelse raderas senast 2 år efter att berättelsen inkommit.

Mejl och övrig information som inkommer till Storasyster rensas regelbundet och sparas i två år eller i undantagsfall något längre om den är relevant för vår verksamhet under en längre tidsperiod. 

3.2 Storasyster kan komma att använda oss av personuppgifter för att informera om vår verksamhet och fråga om en gåva. Dina personuppgifter kan komma att användas för utskick med information om vår verksamhet och förfrågningar om gåvor via telefon, post, e-post eller SMS fram till dess att du invänder mot att bli kontaktad av oss för detta ändamål.

4. Tystnadslöfte

All personal och alla volontärer på Storasyster arbetar under tystnadslöfte. Det betyder att våra volontärer inte delar med sig av information till någon utanför organisationen – varken det du berättar för dem eller vem du är. Vår anställda personal kan komma att bryta tystnadslöftet om vi behöver göra en orosanmälan. Detta sker i så fall alltid i samråd med dig. 

5. Anmälningsplikt

Anmälningsplikt är den plikt som vissa myndigheter eller yrkesroller har att anmäla till Socialtjänsten om en misstänker att ett barn far illa. Detta kallas att göra en orosanmälan. Vi som arbetar eller är volontärer på Storasyster har ingen anmälningsplikt eftersom vi är en ideell organisation. Men vi hjälper dig gärna att komma i kontakt med Socialtjänsten eller gör en orosanmälan för dig om du är under 18 år och vill ha vår hjälp med detta. 

I de fall där du är minderårig och själv väljer att lämna dina personuppgifter till oss och vi är oroliga för att du inte har det bra, kan vi komma att göra en orosanmälan. Men du kan alltid vara anonym hos oss och vi gör aldrig en anmälan utan att först diskutera det med dig.

6. Användning av cookies på webbplatsen

Vad är en cookie? 

En cookie är en liten textfil som lagras på din dator eller mobila enhet via din webbläsare. Cookies används på många webbplatser för att ge en besökare tillgång till olika funktioner. Informationen i cookien är möjlig att använda för att följa en användares surfande på en specifik webbplats.

Vad använder vi cookies till?

Vi använder cookies för att sammanställa statistik för hur besökare använder webbplatsen. 

Google Analytics

Vi använder tredjepartscookies för att samla in webbstatistik i analysverktyget Google Analytics. Google Analytics placerar en cookie på din dator som samlar in information om hur du surfar på vår webbplats. Vi använder informationen för att se hur vår webbplats används för att kunna förbättra webbplatsen och din upplevelse av den. Statistikverktygets cookie innehåller ingen information om vem du är. Vi kan inte identifiera dig eller din dator. Information som samlas in via Google Analytics lagras av Google på deras servrar.

Om du vill veta mer kan du läsa Google Sekretess-policy som beskriver hur din information används hos Google: www.google.com/policies/privacy/partners/.

Om att lämna eller ta tillbaka samtycke 

Är din webbläsare inställd på att tillåta cookies har du lämnat ditt samtycke till att vi placerar cookies på din dator.

Du kan använda vår webbsida utan att några cookies aktiveras. I din webbläsare kan du närsomhelst begränsa eller avaktivera användningen av cookies. Detta kan dock leda till att funktionaliteten och användarvänligheten på vår webbplats blir sämre.

Om du som besökare inte accepterar att webbplatsen använder cookies kan du stänga av funktionen via din webbläsares säkerhetsinställningar, det innebär att inga cookies lagras på din dator. Observera att du måste stänga av funktionen för lagring av cookies på respektive webbläsare som du använder. 

7. Hur skyddar vi dina personuppgifter? 

Endast personal med behöriga konton och lösenord har tillgång till de utrymmen och system där personuppgifterna lagras. Våra anställda har också strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler. 

Ansvariga

Personuppgiftsansvarig:
Cecilia Bödker Pedersen
cecilia@storasyster.org
076 634 34 36

Dataskyddsombud:
Erika Willis
erika@storasyster.org
073 626 57 23