Integritetspolicy - Stödsökande

Senast uppdaterad 2022-09-08

Storasyster arbetar både stödjande, förebyggande och opinionsbildande inom vårt verksamhetsområde. Organisationen hanterar därför personuppgifter av varierande slag och i olika sammanhang. För oss är det viktigt att du känner dig trygg i din kontakt med oss. Därför kan du här läsa om hur dina personuppgifter behandlas hos oss – i enlighet med Dataskyddsförordningen (GDPR).

Kontakta gärna oss om du har några frågor. Du har alltid rätt att begära ut dina personuppgifter och/eller få dem ändrade eller raderade. Kontaktuppgifter till oss hittar du längst ner.

1. Vilka uppgifter behandlar vi om dig och varför?

Genom att du kommer i kontakt med Storasyster kan du komma att lämna viss information till oss. Här kan du läsa mer om vilka uppgifter vi behandlar om dig, för vilka ändamål vi behandlar dina uppgifter och vilket lagligt stöd vi har för att behandla dina uppgifter.

1.1 Om du söker stöd hos oss

Grunden för vårt volontära stöd är att du ska kunna vara anonym i din kontakt med Storasyster. I vårt professionella stöd behöver vi oftast dina personuppgifter för att kunna administrera kontakten. Dessa samlas då in med ditt samtycke. Om du väljer att lämna personuppgifter till oss sparar vi dem i upp till två år efter att kontakten har förmedlats. Detta är för att vi ska kunna samordna kontakten, ge dig uppföljande stöd om du önskar och för att kunna föra viktig statistik kring vår målgrupp.

Endast behörig personal på Storasyster har tillgång till personuppgifter som du har lämnat till oss. Tekniskt ansvarig hos leverantören av vårt chattsystem har tillgång till systemet och har enligt upprättat personuppgiftsbiträdesavtal förbundit sig till samma tystnadslöfte som organisationens personal. Läs mer om tystnadslöfte längre ner.

1.1.1 Volontärt stöd

Samtalen som förs i vårt chattsystem sparas i 15 månader i handlednings- och utbildningssyfte. Därefter raderas de. Anledningen är att vi vill kunna kvalitetssäkra kontakterna, säkerställa att stödet blir så bra som möjligt och kontakten så givande som möjligt för dig. Endast behörig personal har tillgång till loggarna.

Storasyster använder anonym chattmjukvara från basechat.com. Chattsystemet registrerar IP-adresser. Registreringen påverkar inte din anonymitet gentemot Storasyster utan är en övergripande teknisk funktion för att se till att så många som möjligt kan få stöd och samtidigt minska risken att oseriösa personer tar tid från dig som söker stöd hos oss.

Om en ansöker om en onlinesyster eller onlinebror kontakt ska en kunna vara anonym i sin kontakt. I ansökan uppger du namn (förnamn eller alias går bra), mejladress och beskriver din bakgrund. Dessa personuppgifter samlas då in med ditt samtycke och sparas i upp till två år efter förmedlad kontakt. Vi har endast de uppgifter som du har valt att lämna till oss och du kan när som helst be att få dessa raderade efter avslutad kontakt. Endast behörig personal har tillgång till dessa uppgifter. Ändamålet med lagringen är att ge stödsökande det stöd och den hjälp som efterfrågas samt att kunna administrera kontakterna mellan stödsökande och volontär för att säkerställa att ramarna och riktlinjerna efterföljs.

I mejljouren raderas alla mejl efter två år.

1.1.2 Professionellt stöd

I våra stödfunktioner offline behöver vi oftast dina personuppgifter för att kunna administrera kontakten. Dessa samlas då in med ditt samtycke. Vi har endast de uppgifter som du har valt att lämna till oss och du kan när som helst be att få dessa raderade efter avslutad kontakt.

Journalföring

Samtliga psykologer som har samtal i Storasysters samtalsmottagning har journalplikt. I journal lagras information om de klienter som har gått eller går i samtal hos Storasysters anställda/tidigare anställda psykologer eller PTP-psykologer. Dokumenten innehåller namn, bakgrundsinformation, vilken behandling klienten har fått och planeras få samt eventuella diagnoser. Endast aktuell psykolog har tillgång till informationen och journalen delas med klienten på förfrågan.

Lagring sker digitalt i journalsystemet Kaddio. Kaddio biträder Storasyster med erforderliga tekniska och organisatoriska åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa en lämplig säkerhetsnivå i förhållande till riskerna med behandlingen. Journalerna raderas tio år efter den sista anteckningen i enlighet med rådande lagstiftning.

Videosamtal i samtalsmottagning

Personuppgifter (namn, e-mail, telefonnummer samt personnummer) för de klienter som har gått eller går i samtal hos Storasysters behandlare per video registreras i journalsystemet Kaddio. Ändamålet med registreringen av klienter i Kaddio är för att kunna möjliggöra för Storasyster att kunna ge samtalsstöd per video. Den lagliga grunden för lagringen och behandlingen är samtycke som den stödsökande ger vid förmedling av kontakt via video.

Klienter som blir aktuella för video, läggs till i Kaddio när kontakt påbörjas och inaktiveras vid avslut. Personuppgifterna för de klienter som inte journalförs sparas och finns kvar hos Kaddio i upp till som mest ett år efter avslutad kontakt och raderas därefter, för övriga klienter är tidsramen 10 år, se punkt ”Journalföring”.

2. Tystnadslöfte

All personal och alla volontärer på Storasyster arbetar under tystnadslöfte. Det betyder att våra volontärer inte delar med sig av information till någon utanför organisationen – varken det du berättar för dem eller vem du är. Vår anställda personal kan komma att bryta tystnadslöftet om vi behöver göra en orosanmälan. Detta sker i så fall alltid i samråd med dig.

3. Anmälningsplikt

Anmälningsplikt är den plikt som vissa myndigheter eller yrkesroller har att anmäla till Socialtjänsten om en misstänker att ett barn far illa. Detta kallas att göra en orosanmälan. Vi som arbetar eller är volontärer på Storasyster har ingen anmälningsplikt eftersom vi är en ideell organisation. Men vi hjälper dig gärna att komma i kontakt med Socialtjänsten eller gör en orosanmälan för dig om du är under 18 år och vill ha vår hjälp med detta.

I de fall där du är minderårig och själv väljer att lämna dina personuppgifter till oss och vi är oroliga för att du inte har det bra, kan vi komma att göra en orosanmälan. Men du kan alltid vara anonym hos oss och vi gör aldrig en anmälan utan att först diskutera det med dig.

4. Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Endast personal med behöriga konton och lösenord har tillgång till de utrymmen och system där personuppgifterna lagras. Våra anställda har också strikta instruktioner att hantera alla personuppgifter i enlighet med gällande lagar och regler.

Ansvariga

Personuppgiftsansvarig:
Cecilia Bödker Pedersen
cecilia@storasyster.org
076 634 34 36

Dataskyddsombud:
Erika Willis
erika@storasyster.org
073 626 57 23